Vorstudie Digitalisierung

Die Vorstudie dauert zwischen vier und sechs Wochen. In dieser Zeit werden neben dem Vertrieb die wesentlichen Innendienstbereiche in Bezug auf deren Digitalisierungspotenziale untersucht. Typischerweise liegen neben dem Vertrieb die größten Potenziale im Rechnungswesen und in der Verwaltung. Dieses Dienstleistungsprodukt ist für Unternehmen gut geeignet, die ihre Digitalisierungspotenziale bereits kennen, jedoch Unterstützung bei der systematischen Aufbereitung dieser Potenziale benötigen.

Beispiele für Maßnahmenvorschläge der Vorstudie Digitalisierung:

• Einsatz von künstlicher Intelligenz im Kerngeschäft
• Automatisierung von Kontrollprozessen im Rechnungswesen
• Einsatz von Tablets im Vertrieb zur Erhöhung der Abschlussquote
• Einführung eines papierlosen Büros in der Verwaltung
• Etablierung eines Workflows für Rechnungsstellung und -genehmigung

Nutzen:

• Erarbeitung der Maßnahmen zur Digitalisierung Ihres Unternehmens
• Kalkulation der Maßnahmen mit realistischen Verbesserungspotenzialen und Umsetzungsaufwendungen
• Festlegung der Reihenfolge der umzusetzenden Maßnahmen
• Festlegung einer Digitalisierungsstrategie

Weitere Informationen finden Sie unter:

https://www.grunenberg-comp.de/technologien/vorstudie/

Digitaler Reifegrad

Wo steht Ihr Unternehmen im Hinblick auf die Digitalisierung? Wie weit sind andere Unternehmen und gibt es konkrete Handlungsmaßnahmen, die Sie für Ihr Unternehmen umsetzen können? Die digitale Standortbestimmung von Grunenberg & Comp. hilft herauszufinden, wo Ihr Unternehmen in Bezug auf seine Digitalisierung steht.

Nutzen:

• Einstieg in die Digitalisierung Ihres Unternehmens
• Feststellung des Ist-Zustandes
• Detaillierte Betrachtung des Anspruchsniveaus eines Unternehmens auf Grundlage von Workshops​
• Schnelle Identifikation möglicher Potenziale

Umsetzung Digitalisierung

Bei diesem Dienstleistungsprodukt hat der Kunde bereits eine klare Vorstellung des durchzuführenden Vorhabens und damit des zu erzielenden Ergebnisses. Gesucht wird ein Projektleiter bzw. ein Projektteam, das das Vorhaben gemeinsam mit dem Kunden in Qualität, Zeit und Budget umsetzt. Typische Projekte für das Produkt „Umsetzung Digitalisierung“ sind:

• Umsetzung einer Digitalisierungsstrategie
• Outsourcing der Unternehmens-IT
• Senkung der IT-Kosten um 30 %
• Fusion heterogener IT-Plattformen
• Optimierung der IT-Aufbauorganisation

Nutzen:

• Externe Vergabe des Projektmanagements und Verantwortung der Umsetzung mit belastbaren Potenzialen​
• Erstellung eines Gesamtprojektplans/Festlegung regelmäßiger Statusreports​
• Umsetzung und Nachverfolgung der eingeleiteten Maßnahmen ​
• Durchführung eines aktiven Risikomanagements​
• Laufende Überwachung der Wirtschaftlichkeit eines Projekts ​

Zielbild ERP / Kerngeschäft

Das größte Potenzial der Digitalisierung besteht in Bezug auf die Erbringung von Leistungen im Kerngeschäft. Es kommt zu einer Steigerung von Erträgen und Qualitätsniveaus sowie zu einer Kostensenkung. Das „Zielbild ERP/Kerngeschäft“ unterstützt Ihr Unternehmen bei der Abbildung aller Workflows in einem zentralen ERP-System – und das möglichst ohne Medienbrüche von Anfang bis Ende.

Nutzen:

• Konzeption eines einheitlichen ERP-Workflows​
• Jeder ERP-Workflow wird auf den minimalen zeitlichen Bearbeitungsaufwand reduziert
• Fehler durch Medienbrüche werden minimiert und Reports so erzeugt, wie sie benötigt werden
• alle ERP-Prozesse sind von Anfang bis Ende digital abgebildet​
• abhängige, externe Programme sind optimal ins ERP integriert​

Schulung Digital

Ihre Mitarbeiter lernen die Besonderheiten von Veränderungsprozessen im Zuge der Digitalisierung kennen, sich damit zu beschäftigen und diese auch zu beherrschen.​ Zudem werden die Mitarbeiter für den effizienten Umgang mit der entsprechenden Anwendungssoftware geschult.

Nutzen:

• Aufbau der digitalen Kompetenz in unterschiedlichen Mitarbeiterbereichen
• Unterstützung bei der Schulung gängiger Softwarepakete:​ MS Office, Projektmanagementmethoden bis Big Data
• Erstellung passgenauer Schulungsinhalte sowie eines Schulungskonzepts

Kommunikative Begleitung

Die Digitalisierung Ihres Unternehmens bedeutet Veränderung. Und Veränderungen führen zu Ängsten. Eine klare, frühzeitige und transparente Kommunikation beugt vor und bietet viele Chancen: Jeder Kommunikationsanlass bringt auch die Gelegenheit zum Kunden-, Mitglieds- oder Mitarbeiterkontakt mit sich. Präsentieren Sie Ihr Unternehmen als modern, erfolgreich und kundenorientiert.

Nutzen:

• klarer Kommunikationsplan
• Definition der Zielgruppen
• Aufbereitung von relevanten Informationen
• Evaluation relevanter Kommunikationskanäle

GOBD-konforme Buchhaltung

Die Finanzbuchhaltung auf Basis von Microsoft Dynamics NAV/Business Central ist eine umfangreiche Lösung, die den neuesten Gesetzen entspricht, testiert ist und sowohl im Unternehmen als auch in der Cloud eingesetzt werden kann. Diese Lösung unterstützt Sie bei einer effizienten Finanzbuchhaltung, die automatisiert alle Prozesse der Belegbuchung, Bezahlung, Kontoauszugsverarbeitung unterstützt.

Nutzen:

• Umsetzung einer effizienten Finanzbuchhaltung
• Erfüllung aller rechtlichen Rahmenbedingungen
• Umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten und automatische Übertragung
• Viele Funktionen sind bereits im Standard enthalten, können über den Microsoft Store aber auch vielfältig erweitert werden

Kunden durch CRM-System effektiv gewinnen und​ binden

Häufig werden Vertriebspotenziale nicht erkannt oder unvollständig genutzt. Eine Ursache können autark arbeitende Geschäftsbereiche sein. Ein CRM-System unterstützt die einzuführende Kundensystematik und unterstützt die bereichsübergreifende und auch zielorientierte Kundenbearbeitung.

Nutzen:

• Strukturierte und nutzenorientierte Intensivierung des Vertriebs​
• Potenzialorientierte Kundenbetreuung
• Prozessunterstützung durch ein geeignetes CRM-System
• Passgenaues Controlling​
• Geschäftsbereichsübergreifende Bereitstellung von Kundeninformationen​
• Transparentes Beschwerdemanagement und festgelegte Workflows

Mitgliederverwaltung

Aufbau einer effizienten Mitgliederverwaltung Ihrer Genossenschaft nach Genossenschaftsgesetz, sei es mit Anbindung an das eingesetzte ERP-Tool oder einfach per Weblösung. Die Mitgliederdaten werden rechtskonform gepflegt, bei Bedarf mit Anbindung an das vorhandene ERP-System, um Datenredundanzen zu vermeiden.

Nutzen:

• Einfache und übersichtliche Erfassung und Pflege der Mitgliederdaten, Mitgliederbewegungen und deren Genossenschaftsanteile
• Erstellung von Jahresabrechnungen (Dividende und Warenrückvergütung) auf Knopfdruck
• Erfüllung der notwendigen Compliance-Richtlinien (Berichte, Auswertbarkeit und Nachvollziehbarkeit)

Digitaler Shop

Wir unterstützen Sie bei der Erstellung eines modernen Shop-Systems im individuellen Design und zudem mit Anbindung an den Artikelstamm des ERP-Systems. Erschließen Sie diesen weiteren Vertriebsweg für Ihre Produkte und Dienstleistungen.

Nutzen:

• Neue Kommunikationsmöglichkeiten mit Kunden
• Erschließung neuer Vertriebskanäle
• Automatisierung des Bestellprozesses mit Anbindung an das vorhandene ERP-System
• Automatisierung Ihres Vertriebsprozesses unabhängig von Ort und Zeit

Business Intelligence/Auswertungen

BI wertet unternehmenseigene Daten sowie die Daten von Mitbewerbern und dem Markt hinsichtlich des gewünschten Erkenntnisgewinns aus und unterstützt Sie bei der systematischen Datenanalyse in elektronischer Form.

Nutzen:

• Implementierung einer geeigneten und effizienten BI-Lösung
• Optimierung der Lagerbestände, Arbeitseinsätze und Vertriebspotenziale
• Aufbau einer BI-Lösung mit einer entsprechenden Datenvisualisierung
• Automatisierung des Controllings und des Berichtswesens

Digitale Akten

Digitale Akten fassen die Dokumente und Dateien zusammen, die fachlich zusammengehören. Informationen können so z.B. in einer Auftragsakte zum Kunden, in einer Bestellakte zum Lieferanten, in einer Vertragsakte oder in einer Vorgangsakte abgelegt werden. Die „digitale Akte“ beschleunigt und vereinfacht ferner die Suche und Aufbewahrung von Dokumenten und kombiniert dies mit einer erhöhten Sicherheit bei der digitalen Ablage der Akten.

Nutzen:

• Zentrale Ablage sämtlicher Dokumente im elektronischen Archiv
• Vollautomatische Auslese und Sortierung von neu hinzugefügten Dokumenten
• Selbstständige Sortierung auch in bereits bestehende digitale Akten
• Standortübergreifender Zugriff auf Dokumente

Digitale Rechnungsverarbeitung

Die „digitale Rechnungsverarbeitung“ setzt den gesamten Verarbeitungsprozess von Rechnungen digital um, beschleunigt deren Bearbeitung und gewährleistet dabei den ortsunabhängigen Zugriff sowie alle erforderlichen Rechtsstandards.

Nutzen:

• Automatische Auslese von Rechnungen
• Bereitstellung der erkannten Daten und des Dokuments
• Professionelle Hardware reduziert das Druckvolumen
• Etablieren von PC-Fax und PDF-Druck sowie digitalem Versand von Dokumenten
• Optimierung unternehmensweiter Druckereinstellungen

Workflowmanagement

Die Anpassung von Geschäftsprozessen an geänderte Marktanforderungen oder der Wunsch Ihrer Kunden nach kürzeren Reaktionszeiten: Mit dem Workflowmanagement können Sie die jeweiligen Abläufe als digitale Workflows modellieren, den Prozessablauf dadurch automatisieren und hochgradig flexibilisieren.

Nutzen:

• Kosten und Bearbeitungszeiten minimieren und die Qualität der Prozesse verbessern
• Abläufe vereinheitlichen und Informationen verfügbar machen
• Digitalisierung wiederkehrender Geschäftsprozesse
• Verbesserung der Prozessqualität
• Verringerung von Arbeitszeiten und -kosten
• Anbindung externer Systeme über zertifizierte Schnittstellen

Digitale Unterschrift

Mit der „digitalen Unterschrift“ können Sie Verträge, Rechnungen und andere Dokumente direkt unterzeichnen – einfach, intuitiv und in wenigen Sekunden. Die Art der digitalen Unterschrift bleibt dabei Ihnen überlassen – egal, ob Sie die einfache, fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Unterschrift benötigen.

Nutzen:

• Dokumente von überall unterschreiben, da wo Sie gerade sind
• Durchlaufzeiten Ihrer zu unterschreibenden Dokumente verkürzen
• Medienbrüche verringern
• Einfache Integration in führende Anwendungen und Systeme

Digitale Personalakte

Die digitale Personalakte digitalisiert und automatisiert Ihre Personalprozesse und sorgt für mehr Transparenz. Dazu verwaltet die Akte – von den Bewerbungsunterlagen über das Vertragswerk und die Gehaltsabrechnungen bis hin zur Krankmeldung – sämtliche Personaldokumente.

Nutzen:

• Hohe Transparenz in Personalprozessen
• Rechtegesteuerter Zugriff auf Personaldaten
• Bessere Auskunftsfähigkeit
• Einhaltung aller Aufbewahrungsfristen und gesetzlichen Datenschutzrichtlinien
• Übersichtliche und intuitiv handhabbare Oberfläche

IT-Sicherheit

Wir unterstützen Sie bei der Identifizierung und Klassifizierung Ihrer IT-Risiken. Es werden zudem geeignete Schutzmaßnahmen getroffen, um Ihre Informationen, Anwendungen und Prozesse vor möglichen Schäden zu bewahren.

Nutzen:

• IT-Risiken minimieren und IT-Sicherheit Ihres Unternehmens gewährleisten
• Implementierung von Maßnahmen zum geeigneten Schutz von Prozessen, Daten und Anwendungen im Unternehmen
• Controlling Ihrer IT-Risiken

Datenschutz

Die aktuelle EU-DSGVO ist europaweit seit dem 25. Mai 2018 in Kraft. Für eine unterlassene oder fehlerhafte Umsetzung drohen hohe Bußgelder. Diese Erfordernisse dauerhaft und vollumfänglich zu erfüllen, ist für viele Unternehmen durchaus aufwendig. Durch den Aufbau eines effizienten und angemessenen Datenschutzmanagementsystems zur Erfüllung der EU-DSGVO unterstützen wir Sie bei deren Einhaltung.

Nutzen:

• Überprüfung der Umsetzung der Datenschutzbestimmungen
• Stellung eines externen Datenschutzbeauftragten
• Abdeckung aller Belange des Datenschutzes, von der Information der Mitarbeiter bis zur Kontrolle technischer Datenschutzmaßnahmen

Mobile Device Management

Durch das „Mobile Device Management“ erhalten Sie einen sicheren Zugriff auf Firmendaten mit Smartphones und Tablets für effiziente digitale Prozesse sowie eine unkomplizierte und einfache Verwaltung aller mobilen Endgeräte mithilfe einer geeigneten MDM-Software.

Nutzen:

• Zentrales Löschen, Sperren und Nachverfolgen aller Smartphones/Tablets​
• Verschlüsselter Zugriff auf ihr firmeninternes Netzwerk
• Sichere Trennung von firmen- und privaten Daten auf mobilen Endgeräten ​
• Vorgeben der Sicherheitsmaßnamen für Smartphones und Tablets​
• Zentrales Bereitstellen von Firmenanwendungen
• Schnelles und einfaches Onboarding neuer Geräte

Cloud Computing

Cloud-Lösungen bieten Unternehmen zahlreiche Chancen für mehr Wachstum, Effizienz und die Entwicklung neuer Geschäftsmodelle. Um diese Potenziale zu heben, benötigen Firmen neben einer passgenauen IT-Infrastruktur auch eine Cloud-Plattform, die den Anforderungen ihres Business entspricht.

Nutzen:

• Unterstützung bei der Wahl der optimalen Cloud-Lösung als auch bei deren Umsetzung
• Bereitstellung von IT-Kapazitäten wie virtuellen Maschinen, Speicher, Applikationen und Funktionen je nach Bedarf
• Sie zahlen nur, was Sie auch an Kapazitäten nutzen
• Erfüllung höchster Anforderungen an Datensicherheit und Datenschutz